dnes je 1.7.2022

Input:

ZÁSADY PAUŠALIZACE NÁHRAD CESTOVNÍCH VÝDAJŮ

14.8.2008, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     Zákoník práce umožňuje ustanovením § 182 poskytovat cestovní náhrady zaměstnancům při pracovních cestách formou paušálu. Principiálně paušalizace znamená stanovení průměrné hodnoty paušalizovaných částek, přičemž takovýto průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot, tzn. hodnot zjištěných za dostatečně dlouhou dobu, týkajících se příslušné osoby nebo skupiny osob, časově, prostorově a věcně spolu souvisejících, zjištěných za stejných nebo obdobných podmínek a očištěných o extrémní hodnoty. Jinak nebude vypočtený průměr (paušál) spolehlivý a použitelný.

     Účelem paušalizace cestovních náhrad je zjednodušení vyúčtování cestovních náhrad zejména u zaměstnanců, kteří jsou pravidelně vysílání na pracovní cesty převážně do stejných míst nebo do okruhu stejných míst, na stejně dlouhou dobu za přibližně stejných podmínek, stejným dopravním prostředkem apod., tj. také přibližně za stejné výše výdajů. Pro stanovení výše paušálu cestovních náhrad musí být použity skutečné výdaje na cestovní náhrady z předchozího období a také příslušné očekávané průměrné výdaje.

     Formou paušálu lze poskytovat náhrady všech druhů cestovních výdajů anebo jednotlivých druhů cestovních náhrad, nikoliv však pouze jejich dílčích částí. Zaměstnavatel tak nemůže stanovit např. nějaký koeficient, kterým budou násobeny kilometry ujeté soukromým vozidlem na pracovní cestě. Může však stanovit paušálem náhradu jízdních výdajů za použití vozidla zaměstnavatele, tzn. základní náhradu a náhradu za spotřebované PHM jako celek. Paušální částku lze se zaměstnancem sjednat, příp. ji zaměstnavatel může určit vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením, a to jako měsíční anebo denní náhradu. Při paušalizaci náhrad určité skupině zaměstnanců je nutné vycházet z průměrných podmínek těchto zaměstnanců, které nesmí mít velké výkyvy.

     Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období, tj. např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců, z průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů.

     I u paušálních náhrad platí, že se poskytují v souvislosti s konáním cest, za které zaměstnanci cestovní náhrady podle zákoníku práce přísluší. Vedle paušálních částek lze zaměstnanci poskytovat pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do paušálu zahrnuty. Proto se také v případě měsíčního paušálu musí určit způsob krácení paušálu za nepřítomnost zaměstnance v práci (dovolená, nemocenská apod.), příp. za dny konání pracovních cest, které nejsou součástí paušálu, v příslušném měsíci. Vzhledem k tomu je také stanovena pro sjednání nebo stanovení paušálu písemná forma a doklady, na jejichž základě byla výše paušálu stanovena, musí být k dispozici nejen k nahlédnutí zaměstnanci, pro kontrolu nejen zaměstnanci, ale i příslušným kontrolním orgánům.

     Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny, a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci. Musí tak učinit, dojde-li např. ke změně místa výkonu práce, stanoveného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.

     Jak již bylo uvedeno, sjednání anebo určení konkrétní paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál, ve kterých případech a jakým způsobem bude paušál krácen a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno.

     Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům formou paušálu neznamená, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod. Evidence pracovních cest je např. jedním z podkladů pro stanovení výše paušálu (anebo jeho změny) pro následující období. Zaměstnavatel bude muset vždy prokázat, že paušální částky cestovních náhrad byly zaměstnancům poskytnuty za cesty související se zdaňovanými příjmy zaměstnavatele.

PAUŠALIZACE JÍZDNÍCH VÝDAJŮ MHD

DOTAZ Č. 1

Podle § 159 odst. 2 zákoníku práce je možno proplácet jízdní výdaje MHD bez doložení jízdenky. Setkali jsme se s názorem, že z toho lze dovodit, že při stanovení paušálu jízdních výdajů MHD nemusí být dokládány jízdenky a že stačí provést kalkulaci na základě platného tarifu MHD. V ustanovení § 6 odst. 8 ZDP se však hovoří o kalkulaci skutečných výdajů, což je podle našeho názoru jízdenka, neboť tarif neprokazuje, že cesta byla skutečně vykonána a že tedy vznikl zaměstnanci výdaj. Který výklad § 6 odst. 8 ZDP je správný?

     Ustanovení § 6 odst. 8 ZDP se týká paušálních částek poskytovaných zaměstnancům za opotřebení věcí uvedených v ustanovení § 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP. Netýká se tedy cestovních náhrad.

     Možnost paušalizace cestovních náhrad je upravena v ustanovení § 182 zákoníku práce, kde je uvedeno, že při sjednání nebo určení paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných

Nahrávám...
Nahrávám...