dnes je 3.7.2022

Input:

Cestovní náhrady v roce 2007 - ZÁLOHA NA PRACOVNÍ CESTU A JEJÍ VYÚČTOVÁNÍ

16.4.2007, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Poskytnutí zálohy

     Stejně jako u tuzemské pracovní cesty je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Tuto možnost neposkytnutí zálohy nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě. Jde o individuální dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem sjednanou písemně anebo ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy.

     Záloha může být zaměstnanci poskytnuta zapůjčením platební karty, cestovním šekem anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanoveno pro rok 2007 stravné v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR, právě naopak by měla být poskytnuta ve zlotých (na ubytování, nutné vedlejší výdaje apod.). Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.

     Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.

     Nic také nebrání ani tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance a zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici, ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého soukromého účtu.

     Poskytnutí zálohy zaměstnanci v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.

     Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, jak se někteří zaměstnavatelé domnívají, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad. Cestovními náhradami jsou náhrada jízdních výdajů, výdajů za ubytování, nutných vedlejších výdajů, stravné a kapesné. Zaměstnanec však na pracovní cestě v zahraničí bude často hradit i jiné než uvedené výdaje (tj. jiné výdaje, než za které jsou mu poskytovány cestovní náhrady), např. nákup PHM do služebního vozidla, nákup materiálu, zboží, úhradu služeb, jako je mytí či oprava vozidla apod. Tyto výdaje však nejsou cestovními náhradami, protože mají zcela jiný charakter. Neměly by tedy být vyúčtovávány společně s cestovními náhradami a ani by o nich nemělo být účtováno na účtu cestovních náhrad. Na tyto výdaje by měl zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci také zálohu, ale vzhledem k jejímu odlišnému charakteru samostatně, jiným výdajovým pokladním dokladem, nebo alespoň účetně ošetřenou zaúčtováním na samostatný analytický účet. Způsob jejího vyúčtování totiž není zpravidla shodný s postupy platnými pro vyúčtování cestovních náhrad. Protože v praxi se však často takto nepostupuje a záloha je i v uvedených případech zaměstnanci poskytnuta pouze jedna (jedním dokladem) bez rozlišení, jaká částka je poskytnuta jako záloha na cestovní náhrady a jaká na ostatní výdaje, je vhodné vypořádat se zaměstnancem nejdříve výdaje, které vynaložil na tyto platby, a až zůstatek zálohy považovat za zálohu na cestovní náhrady. Samozřejmě, že pokud by zaměstnanci byla poskytnuta samostatně záloha na cestovní náhrady a samostatně na uvedené výdaje (případně by výše zálohy byla analyticky na tyto části rozdělena), pak se vypořádá každá záloha (část) samostatně.

     Při dlouhodobé pracovní cestě se zpravidla zaměstnanci neposkytuje záloha jednorázově na celou dobu trvání pracovní cesty. V těchto případech je vhodné poskytnout zaměstnanci zálohu formou platební karty, jejíž stav lze kontrolovat výpisy z účtu a příp. doplňovat. Kromě toho z těchto výpisů je zřejmé nejen kdy, k jakému účelu a jaká částka byla zaměstnancem čerpána, ale i kurz, který byl bankou ke směně měny použit.

     Je-li při dlouhodobé cestě zaměstnanci poskytována záloha v hotovosti a tato hotovost je průběžně doplňována, je v případech, kdy je např. podle ustanovení § 168 zákoníku práce sjednána možnost návštěvy rodiny, vhodné využít této přítomnosti zaměstnance v tuzemsku nejen k doplnění zálohy, ale také k vyúčtování dosud vynaložených výdajů a cestovních náhrad se zaměstnancem. Každá účetní jednotka jistě najde způsob jak zabezpečit, aby o příslušných nákladech bylo účtováno v období, se kterým věcně a časově souvisí. Jedním ze způsobů je v uvedeném případě např. postupné vyúčtovávání náhrad cestovních výdajů.

DOTAZ Č. 1

Lze kolektivní smlouvou upravit, že v případě nároku zaměstnance pouze na stravné se záloha neposkytuje?

Podle § 183 odst. 1 zákoníku práce se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu záloha nebude poskytnuta. Jde o individuální dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem. Neposkytování záloh proto nelze upravit vnitřní směrnicí ani ujednáním v kolektivní smlouvě.

Postup při neposkytnutí zálohy

     Poměrně často se stávají případy, kdy zaměstnavatel zaměstnanci zálohu na zahraniční pracovní cestu neposkytl. Na rozdíl od právní úpravy platné do 31. 12. 2006 je již takovýto postup po dohodě se zaměstnancem možný. Opět ale jde o případ individuální dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a nemůže být určen vnitřním předpisem. Ve vnitřním předpisu však může být uvedeno, jak se taková dohoda sjednává, zda musí být písemná anebo jen ústní apod. Zákoník práce pro formu této dohody nestanoví žádná pravidla ani postupy.

     Jestliže tedy zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha, nemůže prakticky nastat při vyúčtování cestovních náhrad jiná situace než ta, že zaměstnanec má určitý doplatek.

Vyúčtování cestovních náhrad

     Podle § 183 odst. 3 zákoníku práce je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem jinak, předložit zaměstnavateli všechny doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést také časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také dobu překročení státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je opět vyplnění tiskopisu Příkaz k pracovní cestě, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je však vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (příp. jaký) tiskopis k tomuto účelu používá.

     Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla poskytnuta bezplatně strava (který den a která jídla - snídaně, oběd, večeře) či nikoliv.

     Vzhledem k tomu, že u zahraničních pracovních cest má značný význam okamžik překročení hranic (zejména pro účely stanovení výše stravného a způsob výpočtu náhrady za spotřebované PHM při dohodnutém použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl), je důležité, aby zaměstnanci při vyúčtování také tyto údaje důsledně a pravdivě uváděli.

     Po předložení všech dokladů zaměstnancem je podle § 183 odst. 5 zákoníku práce zaměstnavatel povinen do deseti dnů, není-li dohodnuto se zaměstnancem jinak, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté

Nahrávám...
Nahrávám...