S rozvojem výpočetních technologií a nástupem flexibilních forem práce se práce na dálku stala běžnou součástí mnoha profesí. Pandemie covidu-19 navíc urychlila přijetí home office jako víceméně standardního pracovního režimu. S tím se však otevírá i otázka jeho geografického rozměru – co když zaměstnanec nechce pracovat z domova v České republice, ale z horské chaty v Rakousku nebo pláže na Maledivách? Zní to lákavě, ale je to skutečně tak jednoduché?
Z právního i daňového hlediska, jakož i optikou bezpečnosti práce s sebou home office ze zahraničí nese řadu komplikací a rizik, které si zaměstnanci ani zaměstnavatelé často neuvědomují. V tomto článku se podíváme na hlavní rizika práce na dálku ze zahraničí, jaké podmínky je nutné splnit a co vše by měli zaměstnavatelé i zaměstnanci zvážit, než se pro home office ze zahraničí rozhodnou.
KRÁTKODOBĚ VERSUS DLOUHODOBĚ ZE ZAHRANIČÍ V KOSTCE
Z právního hlediska stále platí, že nejméně rizikovou variantou je výkon práce z domova výhradně na území České republiky. Řada firem proto zahraniční home office buď zcela zakazuje, nebo ho povoluje jen ve výjimečných případech a na krátkou dobu. Tento přístup sice snižuje administrativní a právní nejistoty, ale zároveň neodráží dynamiku dnešního pracovního trhu. V globalizovaném světě, kde zaměstnanci běžně "migrují" mezi zeměmi a očekávají potřebnou míru flexibility, se totiž stále více firem rozhoduje k otevření možnosti výkonu práce na dálku ze zahraničí – a tím čelí právním a daňovým výzvám, které musí aktivně řešit. Výsledkem je rostoucí potřeba zavést jasná pravidla, aby zaměstnavatelé rizika spojená se zahraničním home office pokud možno zcela eliminovali.
Abychom čtenářům usnadnili orientaci v dané problematice, budeme v tomto článku rozlišovat mezi krátkodobým a dlouhodobým home office ze zahraničí. Krátkodobým home office rozumíme práci z domova mimo území České republiky po dobu několika dnů až týdnů, například při prodlouženém pobytu v zahraničí nebo "workation".
Dlouhodobý home office pak označuje situaci, kdy zaměstnanec pracuje ze zahraničí pravidelně nebo dlouhodobě. V obou případech se mohou objevit rizika spojená s kybernetickou i fyzickou bezpečností, BOZP, evidencí pracovní doby, překážkami v práci nebo pojištěním léčebných výloh. U dlouhodobého home office však navíc vstupují do hry složitější právní otázky, jako je změna daňového rezidentství zaměstnance či vznik povinnosti odvádět pojistné na zdravotní anebo sociální pojištění v cizím státě. Rozlišení mezi krátkodobým a dlouhodobým home office by mělo pomoci čtenářům lépe pochopit, kdy je výkon práce na dálku ze zahraničí ještě relativně bezpečný (krátkodobý home office) a kdy naopak existují nemalá rizika (dlouhodobý home office). Pro úplnost dodáváme, že se v tomto článku blíže nezabýváme podmínkami a riziky, které se týkají home office v České republice.
KRÁTKODOBÝ HOME OFFICE V ZAHRANIČÍ
Jak bylo uvedeno výše, krátkodobým home office autoři rozumějí situaci, kdy zaměstnanec pracuje z domova mimo území České republiky po dobu několika dnů až týdnů. V praxi bude spolupráce mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem zpravidla nastavena tak, že zaměstnanec bude moci na základě písemné dohody o výkonu práce na dálku ve smyslu ustanovení § 317 odst. 1 ZP standardně konat práci z domova v České republice za podmínek sjednaných v takové dohodě (případně vnitřním předpisu upravujícím podmínky výkonu práce na dálku) a vedle toho mu bude buď určitý počet dní v roce, nebo v konkrétní situaci umožněn home office ze zahraničí.
VÝKON PRÁCE NA BEZPEČNÉM MÍSTĚ V ZAHRANIČÍ
Pokud zaměstnanec požádá zaměstnavatele o výkon práce na dálku ze zahraničí, měl by zaměstnavatel nejprve zkoumat, zda místo, na kterém zaměstnanec takto hodlá konat práci, není zařazeno mezi místa, před jejichž návštěvou varuje Ministerstvo zahraničních věcí. To znamená, že by si zaměstnavatel měl ověřit, jestli zaměstnanec nebude konat práci na dálku na nebezpečném místě.
Zaměstnavatel toto riziko může částečně minimalizovat tím, že ve vnitřním předpisu nebo dohodě o výkonu práce na dálku výslovně zakotví, že zaměstnanec může konat práci na dálku ze zahraničí pouze v těch místech, která nejsou aktuálně uvedena v seznamu míst, kam Ministerstvo zahraničních věcí nedoporučuje cestovat. Rovněž se v praxi osvědčuje, že zaměstnavatel vnitřním předpisem omezí, že zaměstnanec může home office ze zahraničí konat jen ze zemí, k nimž má určitou rodinnou vazbu – např. jde o zemi jeho původu, zemi, jíž je státním občanem, nebo zemi, v níž má rodinné příslušníky buď přímo zaměstnanec, nebo jeho životní partner.
KYBERNETICKÁ BEZPEČNOST
Dalším, a jedním z nejzávažnějších úskalí ať již krátkodobého nebo dlouhodobého výkonu práce na dálku ze zahraničí, je zajištění kybernetické bezpečnosti. Připojení k firemním systémům z jiného státu (často přes veřejné nebo nezabezpečené sítě) výrazně zvyšuje riziko napadení firemních dat. To platí dvojnásob při práci z některých mimoevropských destinací, kde úroveň infrastruktury a legislativní ochrany dat nemusí být srovnatelná s evropskými standardy. Například při práci z Vietnamu, Thajska nebo dalších podobných "exotických" zemí je potřeba věnovat otázce zabezpečení mimořádnou pozornost. Problém přitom nenastává pouze při pokusu o přístup do firemních systémů – zásadní komplikace mohou nastat i v případě ztráty nebo odcizení služebního notebooku či telefonu. Vyřešit podobnou situaci z tisíců kilometrů vzdáleného místa bez možnosti osobní asistence IT oddělení je nejen časově náročné, ale i technologicky komplikované. Instalace firemního softwaru nebo obnovení přístupu k citlivým datům na novém zařízení se může stát prakticky neřešitelným úkolem, zejména pokud není předem nastavena robustní vzdálená správa a záložní řešení.
Aby byl home office ze zahraničí z hlediska kybernetické bezpečnosti alespoň částečně bezpečný, je zcela nezbytné využívat firemní VPN po celou dobu práce a dodržovat veškeré interní bezpečnostní směrnice. Zaměstnavatelům společně se zaměstnanci doporučujeme vše předem důsledně konzultovat s IT oddělením, jakož i s pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo obecně osobou, která má u zaměstnavatele na starosti zabezpečení osobních údajů. Zaměstnavatelé by rovněž měli předem definovat podmínky, za kterých lze home office mimo Českou republiku vůbec povolit – včetně technických, právních i provozních aspektů. I zde je ideálním nástrojem vnitřní předpis, s nímž budou seznámeni jak zaměstnanci, tak jejich nadřízení, a budou instruováni, aby home office ze zahraničí povolovali výlučně za podmínek popsaných v daném vnitřním předpisu.
BOZP A PRACOVNÍ ÚRAZ
Zákonné povinnosti zaměstnavatele v oblasti BOZP platí i v případě, že zaměstnanec pracuje na dálku ze zahraničí. Právě v tom však spočívá zásadní riziko: zaměstnavatel odpovídá za bezpečné pracovní podmínky, přestože nemá možnost vzdálené pracoviště reálně zkontrolovat a fakticky ověřit jeho bezpečnost. Zaměstnavateli je de facto znemožněno si ověřit, zda je místo výkonu práce na dálku v souladu s požadavky na BOZP nebo požární prevencí.
Dalším citlivým bodem je prevence a řešení pracovních úrazů. I úraz, ke kterému dojde v improvizované "kanceláři" na hotelovém pokoji v zahraničí, může být kvalifikován jako pracovní, a to se všemi důsledky z toho vyplývajícími pro zaměstnavatele. Postačí, pokud úraz naplní jeho tuzemskou zákonnou definici, tj., půjde o poškození zdraví (event. smrt) zaměstnance, k němuž došlo nezávisle na jeho vůli krátkodobým, náhlým a násilným působením zevních vlivů při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Z definice je patrné, že pro její naplnění není podstatné ani to, kde zaměstnanec byl, ani to, zda k úrazu došlo v pracovní době – relevantní je jen to, zda k úrazu došlo při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním (viz ustanovení § 273 a 274 ZP). Jak má ale zaměstnavatel v takovém případě zajistit objektivní šetření příčin pracovního úrazu nebo kontrolu "domácího" pracoviště?
Aby bylo možné popsaná rizika alespoň částečně minimalizovat, je vhodné zavést několik preventivních opatření. Zaměstnanec by měl před odjezdem projít detailním školením BOZP se zaměřením na výkon práce na dálku v zahraničí, měl by obdržet od zaměstnavatele tzv. kontrolní list domácího pracoviště, který po příjezdu do zahraničí vyplní a dále zaměstnavateli doloží videodokumentaci zahraničního pracoviště. Na základě toho může bezpečnostní technik posoudit, zda jsou pracoviště a pracovní podmínky akceptovatelné. Pro případ, že by bezpečnostní technik zaměstnavatele po prostudování kontrolního listu a videozáznamu dospěl k závěru, že pracovní podmínky a pracoviště zaměstnance nevyhovují požadavkům v oblasti BOZP, měl by mít zaměstnavatel možnost takový home office jednostranně ukončit a postavit zaměstnance na neplacené volno do doby, než se vrátí do České republiky nebo si v zahraničí najde vhodné pracoviště splňující potřebné podmínky. Toto je proto třeba se zaměstnancem sjednat v písemné dohodě o práci na dálku.
EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY A PŘEKÁŽKY V PRÁCI
Jedním z často přehlížených, ale neméně důležitých problémů práce na dálku ze zahraničí je řádná evidence pracovní doby. Zatímco v kanceláři nebo při práci z domova v rámci České republiky má zaměstnavatel obvykle přehled o pracovní době zaměstnance, při práci z jiného časového pásma – případně bez jasně stanovených pravidel – se tento dohled výrazně komplikuje. Při práci na dálku ze zahraničí může zaměstnavatel velmi obtížně ověřit, zda zaměstnanec skutečně pracuje ve sjednaném rozsahu, nebo naopak nepracuje nadměrně, což může vést k problémům zejména v oblasti dodržování povinných dob odpočinku. Zákoník práce přitom stanoví jasně, že odpovědnost za řádné vedení evidence pracovní doby tíží zaměstnavatele, i když výkon práce probíhá na dálku. Tato povinnost zaměstnavatele není přenositelná na zaměstnance.
Z praktického hlediska však lze zaměstnavatelům doporučit, aby po zaměstnancích požadovali aktivní součinnost s vedením evidence pracovní doby, a to například tím, že budou svoji pracovní dobu evidovat v zaměstnavatelem určeném docházkovém systému nebo vypracovávat výkazy práce a pravidelně (např. jednou týdně) je odevzdávat zaměstnavateli. Tuto povinnost lze zaměstnancům uložit i jednostranně, ale může být vhodnější výslovně ji sjednat v písemné dohodě o práci na dálku.
Při home office v zahraničí dále poměrně logicky vyvstávají rizika spojená s překážkami v práci na straně zaměstnance. Podle ustanovení § 206 ZP tíží zaměstnance povinnost zaměstnavateli oznámit a prokázat překážku v práci na jeho straně. Avšak pokud zaměstnanec například onemocní, dostane se po právní stránce do obtížně řešitelné situace, protože o dočasné pracovní neschopnosti smí rozhodnout jen český ošetřující lékař. I zaměstnavatel se ocitá v nejistotě, zda má zaměstnancem tvrzenou překážku v práci spočívající v dočasné pracovní neschopnosti uznat a jak ji případně evidovat.
Pro tyto případy doporučujeme oběma smluvním stranám předem si smluvně jednoznačně vymezit, jak se v těchto případech bude postupovat. Z hlediska postavení zaměstnavatele doporučujeme v dohodě o výkonu práce na dálku sjednat ustanovení, podle kterého bude v případě dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance poskytnuto zaměstnanci neplacené volno oproti doložení věrohodného potvrzení o zdravotním stavu. Zaměstnanec by měl být také srozuměn s tím, že odpovědnost za případné lékařské ošetření nese sám, a měl by si proto sám sjednat komerční pojištění léčebných výloh v zahraničí. To je důležité nejen kvůli zdravotní péči, ale i…
