První dny ve firmě či organizaci fungují jako jasná vizitka. Už dávno není tajemstvím, že právě start rozhoduje o tom, zda se nový zaměstnanec bude cítit vítaný, motivovaný a zda v organizaci zůstane dlouhodobě. Statistiky potvrzují, že kvalitní onboarding zvyšuje retenci, spokojenost i rychlost, s jakou se nováčci stávají produktivními členy týmu. Jinými slovy, první týdny rozhodují o budoucnosti vztahu mezi firmou a zaměstnancem.
Součástí onboardingu je samozřejmě mnoho administrativních úkonů. Od pracovních smluv přes přidělování přístupů do systémů a budov až po zajištění pracovních nástrojů. Nejde však jen o papírování. Stejně důležité je, aby se nováček seznámil s fungováním firmy, lidmi a procesy, aby dostal potřebné školení a mohl se krok za krokem začlenit do týmu.
A právě tady přichází ke slovu umělá inteligence. AI dokáže odlehčit rutinním činnostem, zpřehlednit informace a doprovodit nováčka v prvních týdnech tak, aby se necítil zahlcený ani ztracený. V praxi se totiž stává, že nově příchozí má buď přehršel informací najednou, nebo na něj naopak nikdo nemá čas a informací se mu nedostává. Výsledkem je, že jeho start v novém zaměstnání není ideální. AI může tuto nerovnováhu vyrovnat - poskytnout podporu 24/7, provést nováčka základy základními pravidly a souvislostmi, fungováním, procesy a uvolnit HR i manažerům ruce pro osobnější a lidské momenty.
Na následujících řádcích se podíváme na to, kde může AI v procesu onboardingu ulehčit nejen vám, HR profesionálům a manažerům, ale i samotným nováčkům.
KDE AI PŘEBÍRÁ RUTINU A ZRYCHLUJE ADAPTACI
Onboarding se skládá z desítek malých, opakujících se činností. A právě v nich má AI obrovský potenciál – pomoci ušetřit čas, zpřehlednit procesy a poskytnout nováčkovi podporu v okamžiku, kdy ji potřebuje. Pokud se ptáte, v čem konkrétně, podívejme se na několik oblastí:
-
Pre-onboarding – AI umí připravit personalizovanou komunikaci, upravit pracovní smlouvu nebo prostřednictvím chatbota poskytovat informace, kdykoliv má nováček čas a potřebu.
-
Onboardingové plány – jednou vytvoříte plán a AI vám pomůže jej přizpůsobit nejen pro konkrétní pozici, ale i pro jednotlivce podle jeho dosavadních zkušeností.
-
Virtuální buddy – AI může částečně nahradit průvodce, kterého jinak zaměstnanci přidělujete. Umožní rychlejší orientaci v prostředí i týmu.
-
Obsah a učení – od shrnutí podstatných informací přes microlearningové lekce, kvízy a checklisty až po interaktivní chatboty, podcasty či videoprůvodce. To vše může AI generovat na míru.
-
Formuláře a inspirace – AI čerpá z nepřeberného množství zdrojů a dokáže navrhnout šablony či formuláře podle best-practices.
-
30-60-90denní plány – strukturovaný rámec adaptace, kdy prvních 30 dní slouží k seznámení a pochopení procesů, 60 dní k samostatným úkolům a zpětné vazbě a 90 dní k plné produktivitě a přínosu týmu.
-
Testování a doučování – AI umí nováčka průběžně "otestovat", co už zvládl, a nabídnout mu cílený obsah k doplnění.
-
Trénink komunikace – virtuální či rozšířená realita poháněná AI dokáže simulovat interakce se zákazníky či kolegy a připravit nováčka na reálné situace.
Kde vám ještě AI může pomoci? Zamyslete se nad vším, co se ve vaší firmě opakuje. Právě tam se skrývá největší potenciál pro využití umělé inteligence. A co je podstatné, nemluvíme jen o specializovaných AI aplikacích. Mnohé z těchto možností už dnes nabízejí běžně dostupné AI nástroje, které možná používáte ve své každodenní práci.
PŘIDANÁ HODNOTA PRO HR TÝM
Umělá inteligence je pro HR týmy cenným spojencem. Přináší totiž "extra pár rukou" nejen personalistům, ale i manažerům, kteří mají nováčky na starosti. Rutinní administrativu dokáže zvládnout rychleji a přesněji, a přitom s menší spotřebou lidské energie. Největší rozdíl pocítíte tehdy, když do firmy nastupuje více lidí současně. AI dokáže škálovat procesy, které by jinak zabraly desítky hodin vaší práce.
Dobrou zprávou je, že s využíváním AI v onboardingu můžete začít okamžitě, aniž byste potřebovali speciální software na míru. Stačí sáhnout po nástrojích, které už pravděpodobně používáte: ChatGPT, Claude, Google Gemini nebo Microsoft Copilot. Pokud máte k dispozici firemní licence, například Microsoft365 Copilot, Google Workspace s Gemini nebo ChatGPT Enterprise či Team, nemusíte se obávat ani o bezpečnost dat. Tyto nástroje lze snadno přizpůsobit vašim potřebám. Můžete si vytvořit vlastního chatbota, sdílet ho s nováčky a doplnit o testovací nebo vzdělávací funkce. Většina z nich umožňuje i hlasovou komunikaci a usnadňuje adaptaci pomocí audio či video formátů.
Ještě dál jde NotebookLM (součást Google prostředí) nebo Poznámkový blok v Copilotu, které umí z vložených informací vytvořit podcast, v případě NotebookLM dokonce interaktivní.
Připravení chatboti mohou fungovat také i v hlasovém režimu, takže nováček si sám zvolí formu komunikace, která mu sedí nejlépe. A ElevenLabs dokáže z nahraných dokumentů vytvořit audioknihu. Ideální pro ty, kteří se raději učí poslechem než čtením, nebo pro zaměstnance se specifickými poruchami učení. Díky tomu není nikdo znevýhodněn a všichni se mohou zapojit do firemního prostředí stejně rychle.
LIDSKÝ FAKTOR, KTERÝ AI NENAHRADÍ
Umělá inteligence má obrovský potenciál zrychlit a zefektivnit procesy, zpřehlednit je a udělat onboarding zajímavější a interaktivnější. Je však potřeba mít stále na paměti, že v oblasti empatie, důvěry a osobního kontaktu nikdy člověka nenahradí. Nenahradí ani onu jemnou "chemii" mezi lidmi, která rozhoduje o pocitu sounáležitosti. Člověk je tvor společenský, a proto platí, že AI může výrazně pomoci, zatímco člověk zůstává v celém procesu adaptace naprosto klíčový.
AI nezvládne situace, kdy si nováček potřebuje citlivě popovídat, kdy je třeba dodat odvahu nebo sdílet upřímnou radost. Nebude…
